[CORPORATE PULSE] Rząd szykuje uproszczenia w podpisywaniu sprawozdań finansowych

Aktualnie obowiązujący art. 52 ustawy o rachunkowości wymaga, by pod sprawozdaniem finansowym podpis złożyła osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. W praktyce prawidłowe zastosowanie tego przepisu sprawia wiele kłopotów.

Najczęściej są to problemy natury organizacyjnej lub technicznej w sytuacji, gdy w skład organu zarządzającego wchodzi kilka lub kilkanaście osób. Utrudnieniem jest także sytuacja, gdy członkami wyżej wspomnianego organu są (w całości albo w części) obcokrajowcy nieposiadający kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego. Wyrobienie kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest procedurą kosztowną i często czasochłonną, zaś warunkiem założenia profilu zaufanego jest posiadanie numeru PESEL, co skutecznie zniechęca cudzoziemców do podejmowania działań zmierzających do wyrobienia e-podpisów. Zdarza się również, że członkowie organu zarządzającego nie władający językiem polskim odmawiają podpisania sprawozdania finansowego, które zgodnie z przepisami powinno zostać sporządzone w języku polskim, tłumacząc się nieznajomością treści dokumentu.

Ustawodawca zauważył powyższe problemy i w projekcie nowelizacji zaproponował wprowadzenie nowej zasady. Nowela zezwala, w przypadku jednostki kierowanej przez organ wieloosobowy, na podpisanie sprawozdania finansowego przez jedną osobę wchodzącą w skład tego organu.

Pozostali członkowie będą zobowiązani jedynie do złożenia oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie. Oświadczenia będą mogły zostać sporządzone w formie elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym, ale także w formie papierowej opatrzone własnoręcznym podpisem. Jeżeli oświadczenia zostaną sporządzone w postaci elektronicznej to dołącza się je w formie załączników do składanego sprawozdania. Natomiast w przypadku oświadczeń w formie papierowej to na osobie podpisującej sprawozdanie finansowe ciąży obowiązek odwzorowania cyfrowego dokumentów, a następnie opatrzenie ich podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Projekt nowelizacji zrównuje ze sobą skutki podpisu pod sprawozdaniem finansowym ze skutkami złożenia odrębnego oświadczenia potwierdzającego, że sprawozdanie spełnia wymogi ustawy o rachunkowości. Jednym słowem, odpowiedzialność członka organu zarządzającego za rzetelność i prawidłowość sporządzonego sprawozdania, który samodzielnie podpisze dokument będzie taka sama jak pozostałych członków, którzy nie podpisali sprawozdania, lecz złożyli odrębne oświadczenia.

Warto wspomnieć, że nowa zasada nie będzie miała charakteru bezwzględnie obowiązującego, co oznacza, że to do jednostki będzie należał wybór sposobu podpisania sprawozdania np. wciąż możliwe będzie złożenie sprawozdania podpisanego przez wszystkich członków organu zarządzającego.

Opierając się na wypowiedzi Ministra Finansów, wysoce prawdopodobne jest to, że znowelizowane przepisy będą miały zastosowanie do sprawozdań finansowych sporządzonych za rok obrotowy 2021.