Kategoria: Bez kategorii

Fundacja rodzinna staje się osobą prawną z chwilą wpisu do rejestru. Organem, który reprezentuje ją na zewnątrz i prowadzi jej sprawy jest zarząd. Ustawa o fundacji rodzinnej została już opublikowana w Dzienniku Ustaw (poz. 326). Wejdzie w życie po upływnie trzech miesięcy od dnia ogłoszenia, tj. 22 maja 2023 r.

Czym jest fundacja rodzinna…

Fundacja rodzinna będzie osobą prawną, podobnie jak spółki kapitałowe (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, prosta spółka akcyjna czy spółka akcyjna). Sama konstrukcja fundacji wykazuje dużo podobieństw do znanych nam z obrotu spółek prawa. Są też jednak różnice, specyficzne dla tej nieznanej dotąd w polskim porządku prawnym formy prawnej. Fundacja rodzinna powstaje, w swojej właściwej postaci (jako osoba prawna), z chwilą wpisu do rejestru (od momentu sporządzenia aktu założycielskiego/ogłoszenia testamentu do wpisu do rejestru fundacji rodzinnych będzie funkcjonować fundacja rodzinna w organizacji). Nie będzie ona jednak wpisywana do Krajowego Rejestru Sądowego jak spółki. Jawny rejestr fundacji rodzinnych będzie prowadził Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim.

… i jak działa?

Jako osoba prawna fundacja będzie działała przez swoje organy. Tutaj też znajdujemy wiele podobieństw ze spółkami. Organem reprezentującym fundację na zewnątrz oraz w prowadzącym jej sprawy jest zarząd. Rola zarządu, jeśli chodzi o prowadzenie spraw fundacji, jest na tyle istotna z punktu widzenia podstawowych zadań fundacji, że to właśnie zarząd prowadzi listę beneficjentów fundacji (zgodnie z wolą fundatora wyrażoną w statucie) i realizuje świadczenia na ich rzecz. Kolejnym organem fundacji, który może kojarzyć się ze znanym nam zgromadzeniem wspólników/zgromadzeniem akcjonariuszy jest zgromadzenie beneficjentów. Należy jednak pamiętać, że fundacja rodzinna nie ma wspólników jak spółka, ma za to beneficjentów, na rzecz których realizowane są określone świadczenia (czy to np. pieniężne w postaci wypłat czy to świadczenia niepieniężne takie jak np. udostępniane konkretnych nieruchomości). Zakres spraw wymagających uchwały zgromadzenia beneficjentów jest zasadniczo podobny do tych, które wymagają uchwał zgromadzenia wspólników/akcjonariuszy np. zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego, udzielenie absolutorium członkom organów, podział zysku/pokrycie straty itd. Pomiędzy tymi organami nie ma jednak prostej analogii. Podczas, gdy zgromadzenie wspólników/zgromadzenie akcjonariuszy w spółkach kapitałowych tworzą wszyscy wspólnicy/akcjonariusze, w fundacji rodzinnej nie każdy beneficjent musi być członkiem zgromadzenia beneficjentów. Zgromadzenie beneficjentów tworzą beneficjenci, którym przyznano takie uprawnienie w statucie. Organem nadzoru w fundacji rodzinnej jest rada nadzorcza. Tutaj sytuacja jest podobna do tej, którą znamy ze sp. z o.o. Rada jest co do zasady fakultatywnym organem, chyba, że liczba beneficjentów przekracza 25 – wówczas ustanowienie rad nadzorczej jest obowiązkowe.

Odrębny majątek

Jednym z podstawowych zadań fundacji rodzinnej, obok wspomnianego wcześniej spełniania świadczeń na rzecz beneficjentów, jest gromadzenie majątku oraz ochrona przed jego rozdrobnieniem. Fundacja rodzinna posiada zatem swój odrębny majątek, który przestaje być majątkiem fundatora i nie może być mu zwrócony od chwili wniesienia do fundacji (podobnie jak wkłady w spółce kapitałowej). Majątkiem fundacji mogą być akcje, udziały, instrumenty finansowe – także w zagranicznych podmiotach. W sposób naturalny fundacja rodzinna może być zatem wykorzystywana w procesach reorganizacji jako wehikuł gromadzący pod sobą różne inne podmioty (odpowiednik spółki holdingowej). Dodatkowo fundacja może być narzędziem inwestycji, prowadzonych w sposób bardziej lub mniej aktywny – zarówno inwestycji w papiery wartościowe (wspomniane wcześniej udziały, akcje, instrumenty finansowe), jak ruchomości czy nieruchomości. Jeśli mowa o nieruchomościach warto zwrócić uwagę, że majątkiem fundacji mogą być także nieruchomości rolne.

Fundacja, podobnie jak jej beneficjent (będący osobą bliską fundatora), korzysta ze zwolnień ustawowych co do konieczności posiadania statusu rolnika indywidualnego lub spełnienia niektórych innych przesłanek niezbędnych do nabycia nieruchomości rolnej na podstawie ustawy o kształtowaniu ustroju rolnego. Ustawa wyłącza również uprawnienie Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa (KOWR) do nabycia nieruchomości rolnej w przypadku jej nabycia przez beneficjenta fundacji rodzinnej (będącego osobą bliską fundatora) od fundacji rodzinnej. Skorzystanie z tego nowego rozwiązania przy restrukturyzacji biznesu może być szczególnie pomocne w przypadku aktywów trudno przenoszalnych takich jak właśnie nieruchomość o statusie nieruchomości rolnej.

Należy pamiętać, że fundacja nie ma jako takiego kapitału zakładowego dzielonego na udziały/akcje, który znamy ze spółek. Fundacja posiada fundusz założycielski. Ustawodawca określił jego minimalną wysokość na takim poziomie jak w spółce akcyjnej, tj. 100 000 zł. Jednak majątek fundacji to nie tylko mienie wnoszone przez fundatora przy zawiązaniu fundacji. Majątkiem fundacji może być również mienie wnoszone przez dowolne osoby, niekoniecznie z grona członków rodziny. Należy mieć na uwadze, że osoby te wnosząc majątek do fundacji rodzinnej nie uzyskują statusu fundatora, a jedynie darczyńcy.

Działalność gospodarcza z ograniczeniami

Spółki kapitałowe zasadniczo mogą korzystać ze swobody działalności gospodarczej (zasadniczo, dlatego, że niektóre rodzaje działalności wymagają szczególnych decyzji, koncesji zezwoleń itd. lub dana działalność może być wykonywana tylko  określonej formie prawnej). Jak to jest w przypadku fundacji? Wykonywanie działalności gospodarczej przez fundację było przedmiotem dyskusji na etapie tworzenia projektu ustawy. Ustawodawca zdecydował się ostatecznie przyjąć formułę zamkniętego katalogu przedmiotowego działalności, którą może prowadzić fundacja. Fundacja może zatem zbywać mienie, wynajmować, wydzierżawiać lub w inny sposób udostępniać mienie, inwestować – w udziały, akcje, papiery wartościowe, instrumenty pochodne, udzielać pożyczek, prowadzić gospodarstwo rolne lub gospodarkę leśną.

Należy zwrócić uwagę, że wykonywanie działalności gospodarczej ponad zakres wskazany w ustawie, sankcjonowane jest przez ustawodawcę na poziomie przepisów podatkowych – opodatkowaniem dochodów z działalności wykraczającej poza dopuszczalny zakres.

Dla kogo fundacja, dla kogo spółka?

Fundacja rodzinna jako taka projektowana była jako łącząca w sobie wspólnie dwa zasadnicze cele – ochronę zarówno biznesu/majątku (np. przed rozdrobnieniem w wyniku spadkobrania, przejęciami itd.), ale również ochronę rodziny (np. przez zabezpieczenie materialne nestora, który chce się wycofać z prowadzenia biznesu, dzieci, wnuków, którzy nie chcą lub nie mają predyspozycji, aby prowadzić biznes rodzinny itd.). Spółka prawa handlowego, choć można próbować (i przed pojawieniem się fundacji rodzinnej w polskim porządku prawnym takie próby były podejmowane) z poziomu dokumentacji korporacyjnej – umowa spółki/statut, regulaminy, konstytucja rodzinna itd. zabezpieczać majątek rodzinny przed przejściem w ręce osób spoza kręgu rodziny oraz ułożyć ład korporacyjny w przedsiębiorstwie rodzinnym, godząc wizję nestora z wizją sukcesorów w perspektywie przyszłych pokoleń, była jednak narzędziem zbyt niedoskonałym, aby móc skutecznie zrealizować te dwa cele wspólnie. Fundacja rodzinna jest zatem przede wszystkim właściwym narzędziem sukcesji, za pomocą którego można osiągnąć cele niemożliwe do pełnego realizowania w polskim porządku prawnym za pomocą spółki prawa handlowego.

Czy rola fundacji rodzinnej zakończy się na procesach sukcesyjnych polskich firm rodzinnych? Czas pokaże, ale – co już zostało wspomniane w tekście –  może być ona wykorzystywana jako holding w różnego rodzaju reorganizacjach. Może być również wykorzystywania jako narzędzie inwestycji zarówno pasywnych (czerpanie zysków z majątku – ruchomości, nieruchomości – przez najmem, dzierżawę), jak i aktywnych (nabywanie akcji, papierów wartościowych, instrumentów pochodnych). Praktyka odpowie na pytanie o inne możliwe zastosowania fundacji rodzinnej, za wyjątkiem tego podstawnego – sukcesyjnego, na które wszyscy czekaliśmy.

Wszystkie wpisy z serii:

• Fundacja rodzinna. Nowa forma prawna dla biznesu prywatnego.
• Fundacja rodzinna – ciekawe rozwiązanie prawne do ochrony i pomnażania majątku.
• Fundator i beneficjent – dwa kluczowe podmioty.
• Jak bardzo opłaca się być beneficjentem fundacji rodzinnej?
• Dla kogo będą dostępne dane fundatorów i beneficjentów?

Nieruchomości inwestycyjne, wyceniane dla celów bilansowych przez spółki nieruchomościowe w wartości godziwej, mogą być amortyzowane dla celów podatkowych.

Orzekł tak  Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie (sygn. III SA/Wa 1788/22). Informacja ta  jest cenna dla podmiotów działających w branży nieruchomości. Powołany wyrok stanowi wyłom w utrwalonej dotychczas, niekorzystnej dla podatników, linii interpretacyjnej organów podatkowych i może być podstawą do korekt rozliczeń podatkowych.

Przepisy limitujące odliczalność

Z początkiem 2022 r. wszedł w życie przepis, zgodnie z którym w przypadku podmiotów spełniających definicję spółek nieruchomościowych odpisy dotyczące środków trwałych zaliczonych do grupy 1 KŚT nie mogą być w roku podatkowym wyższe niż odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe z tytułu zużycia środków trwałych dokonywane zgodnie z przepisami o rachunkowości.

Innymi słowy, wysokość podatkowego odpisu amortyzacyjnego w odniesieniu do nieruchomości posiadanych przez te podmioty jest limitowana wysokością odpisu dokonywanego dla celów bilansowych. W praktyce, po wejściu w życie omawianego przepisu, najbardziej straciły spółki nieruchomościowe, które dla celów bilansowych nie dokonują odpisów amortyzacyjnych z uwagi na fakt, że traktują posiadane nieruchomości jako inwestycje (i wyceniają je w wartości godziwej na każdą datę bilansową).

Wynikało to z tego, że w wydawanych interpretacjach indywidualnych organy jednolicie twierdziły, że brak amortyzacji nieruchomości dla celów bilansowych przekreśla możliwość jej amortyzowania dla celów podatkowych. Zgodnie z prezentowanym przez organy podejściem, skoro wartość odpisu amortyzacyjnego spółki nieruchomościowej wynosi „0”, to spółka ta nie jest uprawniona do rozpoznania odpisów amortyzacyjnych na podstawie art. 15 ust. 6 ustawy o CIT.

Czego dotyczyła sprawa

Sprawa, którą zajmował się WSA,  dotyczyła podatnika spełniającego definicję spółki nieruchomościowej, który wystąpił z wnioskiem o interpretację w celu potwierdzenia, że jest uprawniony do dokonywania podatkowych odpisów amortyzacyjnych od posiadanych nieruchomości.

Podatnik wskazał, że zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości, ujmuje on nieruchomości jako inwestycje wyceniane w wartości godziwej. W związku z tym, że posiadane nieruchomości nie były traktowane jako środki trwałe dla celów bilansowych, lecz jako inwestycje wyceniane na podstawie operatów szacunkowych przygotowywanych przez niezależnych rzeczoznawców, spółka nie dokonywała od tych składników majątkowych odpisów amortyzacyjnych na gruncie ustawy o rachunkowości.

Mając to na względzie, po stronie wnioskodawcy pojawiła się wątpliwość, czy w świetle znowelizowanego brzmienia art. 15 ust. 6 ustawy o CIT jest zobowiązany do stosowania przepisów limitujących odliczalność amortyzacji podatkowej do wysokości odpisu księgowego.

Zdaniem podatnika przepisy ograniczające amortyzację podatkową powinny znaleźć zastosowanie wyłącznie do sytuacji, w której nieruchomości są zaliczane do środków trwałych w rozumieniu ustawy o rachunkowości (a nie do inwestycji).

Organ nie zgodził się ze stanowiskiem zaprezentowanym przez wnioskodawcę uznając, że adresatem omawianego przepisu są spółki nieruchomościowe, a sposób ustalenia podatkowej amortyzacji jest podyktowany wartością umorzeniową ustaloną na podstawie przepisów o rachunkowości ( interpretacja z 3 czerwca 2022 r., 0111-KDIB1-1.4010.146.2022.1.AND). Sprawa trafiła na sądową wokandę i zakończyła się wyrokiem korzystnym dla podatnika.

Jaki by wyrok WSA

Zgodnie z nieprawomocnym wyrokiem WSA w Warszawie z 31 stycznia 2023 r., ograniczenia przewidziane w zakresie limitowania amortyzacji podatkowej spółek nieruchomościowych, na podstawie art. 15 ust. 6 ustawy o CIT, nie mają zastosowania w przypadku podatników, którzy posiadają nieruchomości wyceniane według wartości godziwej.

Skład orzekający w ustnym uzasadnieniu wskazał, że dostrzega różne możliwości interpretacji językowej brzemienia omawianego przepisu. Z jednej strony widzi podstawy, by stosować wykładnię proponowaną przez organy podatkowe, tzn. całkowite wyłączenie z kosztów uzyskania przychodu amortyzacji nieruchomości wycenianych w wartości godziwej. Jednocześnie, zdaniem sądu, istnieją argumenty przemawiające za stanowiskiem zaprezentowanym przez spółkę, gdzie akcent położony jest na „dokonywanie” odpisów amortyzacyjnych (a trudno uznać tę przesłankę za spełnioną w sytuacji, gdy dany składnik majątkowy w ogóle nie podlega amortyzacji ze względu na zastosowanie innej metody jego wyceny).

Dodatkowo, sąd powołał się na uzasadnienie projektu nowelizacji, zgodnie z którym celem wprowadzenia regulacji jest ujednolicenie lub zbliżenie wysokości podatkowych odpisów amortyzacyjnych do wysokości odpisów bilansowych (te pierwsze są ustalane niejako „sztucznie”, natomiast te drugie są zwykle oparte na ekonomicznym okresie użyteczności i jako takie uznawane są za bardziej adekwatne, tj. lepiej oddające faktyczne zużycie środka trwałego). W tym zakresie sąd wskazał, że w niniejszej sprawie nie ma takiego zbliżenia ze względu na brak odpisów amortyzacyjnych, przez co cel ten nie jest realizowany.

Jednocześnie sąd zauważył, że przywołana regulacja ma kluczowe znaczenie dla spółek nieruchomościowych – koszty z tytułu amortyzacji mogą stanowić istotny element kształtujący wynik podatkowy tych podmiotów, a w rezultacie – wszelkie ograniczenia czy wyłączenia tej pozycji z kosztów uzyskania przychodów powinny być określane precyzyjnie.

Na koniec wskazano, że nie bez znaczenia pozostaje generalna zasada, zgodnie z którą niedające się usunąć wątpliwości co do treści przepisów prawa podatkowego rozstrzyga się na korzyść podatnika (art. 2a ordynacji podatkowej) – zdaniem składu orzekającego, omawiany przepis budzi poważne wątpliwości interpretacyjne.

W przypadku spółek nieruchomościowych odpisy amortyzacyjne od posiadanych nieruchomości stanowią istotny element ich wyniku podatkowego. Zastosowanie interpretacji proponowanej przez organy pozbawia części spółek nieruchomościowych prawa do rozliczenia w wyniku podatkowym kosztu wytworzenia albo nabycia nieruchomości (jeśli dojdzie w przyszłości do odpłatnego zbycia nieruchomości – w części; jeśli nie – w całości), czyli kluczowego kosztu związanego z prowadzoną działalnością.

Istnieją poważne wątpliwości, czy konsekwencje te były zamierzone i brane pod uwagę przez ustawodawcę podczas prac nad nowelizacją ustawy  –  w pisemnym uzasadnieniu do zmian przypadek spółek nieruchomościowych stosujących wycenę do wartości godziwej został przemilczany.

W tym kontekście stanowisko przedstawione w przywołanym wyroku WSA zasługuje na aprobatę. Zaproponowana interpretacja pozwala na uniknięcie, jak się wydaje, niezamierzonych skutków wejścia w życie regulacji i daje spółkom nieruchomościowym, stosującym wycenę nieruchomości w wartości godziwej  szansę na „uratowanie” podatkowych odpisów amortyzacyjnych (potencjalnie jeszcze w zeznaniu składanym za 2022 r.).

Jednocześnie w dalszym ciągu nie wiadomo, czy omawiany wyrok zapoczątkuje proces zmiany podejścia do tej kwestii przez organy podatkowe. Należy zatem śledzić zarówno dalsze losy tego wyroku, jak i innych, które niedługo powinny zostać wydane w podobnych sprawach.

Pod koniec zeszłego roku Ministerstwo Finansów sprawiło podatnikom niemałą niespodziankę – opublikowano projekt przepisów wprowadzających obowiązkowe stosowanie Krajowego Systemu e-Faktur („KSeF”). Podatnicy już wcześniej spodziewali się, że „ten dzień” w końcu nadejdzie, natomiast aż do tego momentu nie były znane szczegóły nowego obowiązku. Obecnie wiemy dużo więcej, między innymi poznaliśmy datę wejścia w życie nowego obowiązku – na ten moment jest to dla większości podatników 1 lipca 2024 r. W niniejszym artykule przytaczamy najważniejsze rzeczy, które warto wiedzieć o KSeF w planowanym na tę chwilę kształcie i o czym pamiętać przy jego wdrażaniu.

Co zmieni KSeF?

KSeF oznacza duże zmiany. Przede wszystkim z obrotu gospodarczego znikną znane nam faktury w formie papierowej, które zostaną zastąpione plikami w formacie XML, które mieliśmy okazję poznać chociażby przy okazji wdrożenia plików JPK_V7M do comiesięcznego raportowania VAT. Wiąże się z tym konieczność zarówno wytworzenia plików XML z niezbędnymi danymi z naszych systemów finansowo-księgowych, jak i konieczność umożliwienia odczytu danych z plików w tym formacie.

Ponadto, obieg faktury nie będzie odbywał się bezpośrednio pomiędzy sprzedawcą a nabywcą. Po wystawieniu faktury sprzedawca będzie przesyłał ją do systemu KSeF, gdzie zostanie udostępniony nabywcy do pobrania. KSeF będzie pełnił funkcję swego rodzaju pośrednika pomiędzy kontrahentami, zapewniając organom podatkowym praktycznie natychmiastowy wgląd w krajowe transakcje dokumentowane fakturami (oraz transgraniczne transakcje sprzedaży, o czym niebawem).

Co więcej, każda faktura przed przyjęciem do KSeF będzie weryfikowana przez system pod kątem technicznym oraz pod kątem autoryzacji. Jeżeli KSeF wykryje błąd w strukturze faktury, plik zostanie odrzucony, nie dopuszczając takiej faktury do obrotu gospodarczego. Natomiast jeżeli wszystkie elementy faktury będą się zgadzały, a podmiot przesyłający fakturę wykaże się odpowiednimi uprawnieniami do jej wystawienia, system nada jej tzw. numer KSeF. W momencie nadania numeru KSeF plik XML oficjalnie stanie się fakturą, i zostanie uznany za dostarczony do kontrahenta. To właśnie korzystając z numeru KSeF podatnicy będą mogli odnaleźć dana fakturę w KSeF lub sprawdzić status jej wysyłki. Numer ten będzie również konieczny do podania na fakturze korygującej.

Co nowego wprowadza ostatni projekt ustawy?

Po publikacji przez Ministerstwo Finansów pierwszej wersji schematu dla faktury strukturyzowanej o nazwie FA(1) w 2021 roku, wielu podatników komentowało nadmierny poziom szczegółowości danych wymaganych przez tę strukturę, między innymi rozbicie danych adresowych na poszczególne składowe, z dokładnością do numeru domu i lokalu. Ministerstwo Finansów wsłuchało się w zgłoszone uwagi i przy okazji publikacji projektu ustawy przedstawiło nieco uproszczony schemat faktury pod nazwą FA(2).

Przede wszystkim, przy wprowadzeniu adresu sprzedawcy lub nabywcy nie będzie już trzeba rozdzielać poszczególnych elementów składowych adresu (np. nazwa ulicy, numer budynku, numer lokalu itd.) do odpowiednich pól, lecz będzie funkcjonowało jedno ujednolicone pole dla całego adresu (oprócz kodu kraju, dla którego przewidziane jest odrębne pole). Na konieczność dokonania tej zmiany zwracało uwagę wielu podatników, u których stosowane systemy finansowo-księgowe nie umożliwiają przechowywania danych adresowych w podziale na konkretne komponenty.

Do tej pory KSeF nie przewidywał możliwości wystawiania przez nabywców not korygujących drobne błędy na fakturze, jako że w zamyśle miał być on ograniczony jedynie do obiegu samych faktur. Doprowadzało to do sytuacji, w której jakakolwiek zmiana danych na fakturze wymagała wystawienia korekty przez wystawcę, a błąd w numerze NIP odbiorcy powodował konieczność korekty „do zera” i ponownego wystawienia całego dokumentu. Również w tym zakresie Ministerstwo Finansów wyszło naprzeciw podatnikom wprowadzając tzw. propozycję faktury korygującej, w której nabywca miałby możliwość zaproponowania sprzedawcy treści korekty. Po akceptacji propozycji przez sprzedawcę, propozycja „przekształcałaby się” w fakturę korygującą i uzyskała własny numer KSeF.

Kolejna istotna zmiana związana jest z dopuszczeniem przez Ministerstwo Finansów możliwości wystąpienia nagłej awarii systemu lub niedostępności systemu (wynikającej z przeprowadzania prac serwisowych KSeF). W tej kwestii ustawodawca nadal szuka optymalnych dla wszystkich uczestników obrotu rozwiązań, zarówno technicznych (w jaki sposób dostarczać faktury w trakcie awarii? Co robić po usunięciu usterek?) jak i prawnych (przede wszystkim w zakresie współmierności sankcji za niezastosowanie się do awaryjnych wytycznych). Projekt rozwiązań w tych kwestiach mamy poznać już w lutym.

Jak się przygotować na wdrożenie KSeF w naszej organizacji?

Odpowiednie przygotowanie do wdrożenia KSeF w organizacji powinno odbyć się na dwóch płaszczyznach – na płaszczyźnie organizacyjnej oraz na płaszczyźnie technologicznej. Podczas, gdy część technologiczna wdrożenia dokonywana jest najczęściej przez zewnętrznych dostawców oprogramowania finansowo-księgowego, część organizacyjna wdrożenia powinna mieć miejsce w sercu samej organizacji – a najlepiej jeszcze zanim grupa informatyków przystąpi do swojej pracy.

Często zdarza się bowiem, że w bardzo dużych organizacjach (a w szczególności w takich posiadających biura lokalne lub pracowników pracujących w terenie), procesy związane z wystawianiem faktur sprzedażowych i / lub otrzymywaniem faktur zakupowych nie są skoncentrowane wyłącznie w jednym zespole księgowości. Przykładowo można tutaj wskazać pojedynczych pracowników, którzy przebywając w delegacji służbowej otrzymują od sprzedawców faktury za nocleg bądź wyżywienie wystawione na rzecz ich pracodawcy. Inną przykładową sytuacją jest wystawianie faktury na życzenie klienta przez kierownika lokalnego oddziału firmy bądź agenta terenowego.

Tym samym, techniczne wdrożenie KSeF w naszej organizacji powinno zostać poprzedzone wewnętrzną analizą już istniejących procesów. Innymi słowy, dobrze jest ustalić m.in. którzy pracownicy uczestniczą w procesie otrzymywania faktur zakupowych czy wystawiania faktur sprzedażowych i jak do tego dostosować uprawnienia do dostępu do KSeF? Jakie dane chcemy pokazywać na fakturach? W jakim trybie i w jaki sposób chcemy je wysyłać do KSeF? Czy osoby odpowiedzialne za wysyłkę faktur do KSeF będą skłonne podpisywać je własnym podpisem, czy powinniśmy poszukać innego sposobu? Czy stosowane w firmie programy np. automatyzujące procesowanie faktur przychodzących są gotowe na współpracę z KSeF?

Wspomnieliśmy o konieczności analizy uprawnień, które poszczególne osoby powinny otrzymać do występowania w kontekście naszej organizacji w KSeF. Specjalnym przypadkiem takich uprawnień jest samofakturowanie. Jeżeli w naszej organizacji korzystamy z samofakturowania, powinniśmy zadbać o nadanie nam przez kontrahentów uprawnień do wystawiania faktur w ich imieniu w KSeF. Albo – z czym często się spotykamy – zrezygnować z takiej formy współpracy przed terminem wejścia obowiązkowego KSeF w życie.

W jaki sposób możemy się przygotować technicznie?

Podstawowa rzeczą do zrobienia jest skontaktowanie się z dostawcą naszego systemu finansowo-księgowego z pytaniem, czy zamierza oferować rozszerzenie do systemu umożliwiające łączenie się z KSeF. Wydawałoby się to oczywiste, jednak już do tej pory spotkaliśmy się z wieloma zaskakującymi odpowiedziami ze strony firm informatycznych. Jeżeli odpowiedź jest przecząca lub nas nie zadowala (bo, na przykład, dostawca zamierza rozpocząć prace programistyczne bardzo blisko terminu wejścia obowiązkowego KSeF w życie), należy niezwłocznie rozpocząć poszukiwania zewnętrznego rozwiązania.

Następną istotną kwestią, nad którą trzeba się pochylić, jest zakres informacji i danych wskazywanych na fakturach. Nie wszystkie pola w schemie FA(2) są bowiem obligatoryjne – część z nich podatnik może wykorzystać, jeżeli zidentyfikuje taką potrzebę biznesową. Dotyczy to, przykładowo, informacji związanych z przedmiotem transakcji, które nie stanowią obowiązkowych elementów faktury (np. szczegółów dotyczących usługi, numeru referencyjnego i nazwy konkretnego projektu, numer klienta itp.).

Z perspektywy technologicznej istotne jest również ustalenie kategorii odbiorców wystawianych przez nas faktur. Czy mamy wśród nich podmioty nie posługujące się nadanym w Polsce NIP? Takie podmioty nie mają możliwości korzystania z KSeF, wobec czego konieczne będzie dostarczanie do nich faktur alternatywnym sposobem (na przykład poprzez wysyłkę pliku PDF), przy jednoczesnym obowiązku przesłania danych faktury wystawionej na takiego kontrahenta do KSeF.

W kwestii zakresu stosowania KSeF również sytuacja jest dynamiczna. Jeszcze do niedawna jednym z wyzwań technologicznych było przygotowanie się do dystrybucji faktur do osób fizycznych. Tymczasem na początku lutego Ministerstwo Finansów zapowiedziało szereg zmian w projektowanych przepisach, między innymi wyłączających z KSeF właśnie faktury dla osób fizycznych.

Na koniec trzeba pamiętać, że KSeF to nie tylko wysyłanie, ale także odbiór faktur od kontrahentów. Wdrożone w organizacji rozwiązanie musi umożliwić monitorowanie KSeF pod kątem pojawienia się faktur zakupowych. Sam KSeF nie przewiduje bowiem wprowadzenia funkcji powiadamiania odbiorców faktur o wystawionych dla nich dokumentach. Istotne jest więc zadbanie o to, aby faktury przychodzące były importowane automatycznie. Stanowi to jeden z potencjalnych plusów wprowadzenia jednolitego standardu fakturowania – może to być okazja do automatyzacji księgowania dokumentów przychodzących.

Czy to wszystko?

Na temat KSeF i jego zawiłości można byłoby pisać bez końca. Jednak dla każdego podatnika, w tym tak szczególnego jak zakłady ubezpieczeń, ta opowieść musi zostać napisana osobno. Najważniejsze jest działanie – z dostawcami, z doradcami, ze specjalistami w organizacji. Nawet zmiana w tak newralgicznym obszarze jak fakturowanie nie będzie problemem, jeżeli rozpoznamy przeciwnika dostatecznie wcześnie.