Autor: kancelaria

Podczas wystąpienia prasowego, które miało miejsce 31 lipca br., Ministerstwo Finansów przedstawiło nowe kierunki działań Krajowej Administracji Skarbowej w obszarze kontroli celno-skarbowych. Co to oznacza w praktyce?

Nowe podejście do kontroli celno-skarbowej:

• Ministerstwo zapowiedziało zintensyfikowanie kontroli w obszarach, które powodują transfer wpływów podatkowych poza Polskę, a zatem przede wszystkim w zakresie podatku CIT,
• Szczególnie nastąpić ma intensyfikacja działań w zakresie kontroli cen transferowych – jest to kontynuacja już istniejącego trendu (przykładowo w 2024 r. doszacowany dochód w obszarze TP wzrósł niemal dwukrotnie w porównaniu z 2023 r.),
• Zmiany obejmą też system ocen urzędników poprzez położenie nacisku na efekt finansowy przeprowadzonych kontroli.

 

Nowe instytucje i zespoły:

• Powstanie Centrum Kompetencyjne ds. Cen Transferowych w Krakowie.
• Zapowiedziano również:

• • przygotowanie raportu z rekomendacjami legislacyjnymi mającymi na celu zapobieganie erozji bazy podatkowej,
  • jeszcze szerszą współpracę z administracjami zagranicznymi,
  • wykorzystywanie danych z JPK CIT oraz KSeF jako narzędzi mających na celu typowanie podatników do kontroli podatkowych z zakresu cen transferowych.

 

Co to oznacza dla firm?

Najnowsze zapowiedzi są kontynuacją obserwowanego od jakiegoś już czasu procesu, polegającego na coraz większym skupieniu się skarbówki na weryfikacji rozliczeń CIT. Można się spodziewać, że liczba kontroli w tym obszarze, a przede wszystkim ich skomplikowanie (tj. to jak „trudne” zagadnienia będą weryfikowane), w najbliższym czasie będzie rosnąć.

Przypominamy też, że bardzo często działania kontrolne organów skarbowych rozpoczynają się od pozornie rutynowych czynności sprawdzających. Ważne jest, aby sposób udzielania wyjaśnień już na tym etapie był przemyślany i spójny z przyjęta strategią postępowania – może on mieć bezpośredni wpływ na kolejne kroki a nawet efekt całej kontroli.

W świetle nowych informacji, tym bardziej warto rozważyć:

• weryfikację stosowanych polityk cen transferowych,
• analizę zgodności dokumentacji z aktualnymi przepisami oraz oczekiwaniami organów (zwłaszcza w obszarach takich jak nabywane usługi czy koszty finansowe),
• identyfikację obszarów mogących budzić wątpliwości ze strony administracji skarbowej.

 

Jak zawsze w trakcie kontroli czy czynności sprawdzających warto rozważyć też wsparcie doradcy podatkowego, który pomoże opracować strategię działania, ocenić ryzyka działań fiskusa, jak również może występować w charakterze pełnomocnika w kontaktach z organami.

Aby ułatwić Państwu identyfikację potencjalnych ryzyk, zachęcamy do skorzystania z przygotowanego przez nasz Zespół bezpłatnego narzędzia, które znacząco ułatwia te prace oraz umożliwia ocenę obowiązków dokumentacyjnych – Skaner Ryzyk Cen Transferowych.

To proste w obsłudze rozwiązanie, które pozwala szybko uzyskać wstępny obraz sytuacji i potencjalnych obszarów wymagających dalszej analizy.

 

 

 

Podczas jednego z ostatnich webianrów ALTO pojawiło się wiele pytań dotyczących EUDR – to wyraźny sygnał, że wiele firm wciąż nie wie, jak realnie przygotować się do nowych obowiązków wynikających z rozporządzenia.

Dlatego przygotowaliśmy praktyczne Q&A, w którym odpowiadamy na najczęściej pojawiające się wątpliwości – od prezentów dla kontrahentów i kawy dla pracowników, przez komponenty w produktach złożonych, wykorzystanie palet drewnianych, kauczuk syntetyczny, po kwestie opakowań, obowiązków informacyjnych, a także pozyskiwania i utajniania danych.

 

Czy polski importer gotowego produktu odnośnego (towar handlowy) jest operatorem czy traderem?

Zgodnie z treścią rozporządzenia EUDR, kwalifikacja podmiotu jako „operatora” lub „podmiotu handlowego (tradera)” zależy od tego, czy dany podmiot jako pierwszy udostępnia odnośny produkt na rynku unijnym (operator), czy też udostępnia produkt, który został już wprowadzony do obrotu przez innego operatora (trader).

 

Brzmienie definicji z rozporządzenia EUDR jest następujące:

• Podmiot (operator) – oznacza każdą osobę fizyczną lub prawną, która w ramach działalności handlowej wprowadza odnośne produkty do obrotu lub je wywozi.
• Podmiot handlowy (trader) – oznacza każdą osobę w łańcuchu dostaw inną niż operator, która w ramach działalności handlowej udostępnia odnośne produkty na rynku.
• Wprowadzenie do obrotu oznacza udostępnienie odnośnego towaru lub odnośnego produktu na rynku unijnym po raz pierwszy.

Oznaczenie roli podmiotu w łańcuchu dostaw (operator czy trader) zależy od wielu czynników, m. in. od kraju, z którego importowany jest gotowy produkt odnośny, jaki to produkt, czy produkt jest dalej przetwarzany, czy po przetworzeniu jest na liście kodów celnych z załącznika I do rozporządzenia oraz ostatecznie – do jakiego podmiotu zostaje sprzedany odnośny produkt. We wskazanym przypadku rola będzie zależna od tego skąd importowany jest gotowy produkt. Jeśli z innego państwa UE – spółka będzie pełniła rolę tradera, jeśli zaś spoza UE – będzie operatorem.

 

 

Prezenty dla kontrahentów – czy podlegają EUDR?

Tak, o ile odnośne produkty znajdujące się na liście w Załączniku I do EUDR są nabywane w celu dalszego ich udostępnienia na rynku UE – nawet nieodpłatnie – zastosowanie znajdą przepisy rozporządzenia EUDR. Zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 18 EUDR, udostępnianie na rynku oznacza każde odpłatne lub nieodpłatne dostarczanie odnośnych produktów do celów dystrybucji, konsumpcji lub używania na rynku UE w ramach działalności handlowej.

W związku z tym przekazywanie prezentów – nawet jeśli zostały nabyte na rynku UE – może zostać zakwalifikowane jako udostępnianie na rynku, a podmiot dokonujący takiego działania będzie traktowany jako trader. Zakres obowiązków będzie zależny od wielkości przedsiębiorstwa.

 

Import komponentów objętych EUDR jako elementów wyrobu gotowego nieobjętego EUDR – czy podlegają regulacji?

Tak, komponenty wchodzące w zakres Załącznika I do EUDR podlegają rozporządzeniu niezależnie od ich ostatecznego zastosowania.

Jeżeli w toku przetwarzania komponentu powstaje produkt końcowy, który nie jest objęty Załącznikiem I, to nie będzie on samodzielnie podlegał pod EUDR. Jednak obowiązki operatora lub tradera w odniesieniu do komponentu pozostają aktualne (na etapie jego zakupu).

 

Czy kawa instant podlega EUDR?

Kawa rozpuszczalna (instant) przypisana jest do innego kodu celnego i jako taka nie jest uznawana za odnośny produkt w rozumieniu EUDR. Wynika to z faktu, że weryfikacja zgodności produktu z EUDR opiera się na kodzie celnym (CN code). Załącznik I obejmuje zaś wyłącznie konkretne kody celne, w tym dotyczące nieprzetworzonych ziaren kawy, łupinek i łusek z kawy.

 

Czy instytucje finansowe będą objęte zakresem rozporządzenia?

EUDR znajduje zastosowanie wyłącznie do podmiotów, które wprowadzają do obrotu lub udostępniają na rynku UE odnośne produkty, a instytucje finansowe co do zasady prowadzą działalność usługową. Kluczowe nie jest to, do jakiego sektora należy dany podmiot, ale jaką pełni rolę w łańcuchu wartości i obrocie produktami objętymi EUDR.

 

Zakres informacji przekazywanych w łańcuchu dostaw – jakie dane musi przekazać dostawca klientowi?

Dostawca  jest zobowiązany do przekazania wszelkich informacji potwierdzających, że dochowano należytej staranności, nie występuje ryzyko niezgodności z EUDR względem danego produktu oraz numer złożonego DDS.

Sama dokumentacja dotycząca całej procedury należytej staranności nie musi być obligatoryjnie przekazywana dalej w łańcuchu dostaw, jednak kolejne podmioty muszą mieć dostęp do kluczowych danych, aby wypełnić własne obowiązki wynikające z rozporządzenia.

 

Zakup kawy od polskiego dostawcy do użytku wewnętrznego – czy konieczne jest pozyskanie oświadczenia DDS od dostawcy?

Tak, podmiot udostępniający produkt na rynku powinien posiadać informacje potwierdzające jego zgodność z EUDR (w tym informacje o złożonym DDS). Dostawca, sprzedając produkt, jest zobowiązany do dopełnienia obowiązków informacyjnych względem kupującego. Po stronie nabywcy pozostaje obowiązek gromadzenia i archiwizacji tych danych.

Jeśli przedsiębiorstwo kupuje kawę od polskiego dystrybutora na własny użytek (np. do biura), może się wydawać, że nie jest „podmiotem” ani „podmiotem handlowym” w rozumieniu EUDR. Jednak zgodnie z art. 2 pkt 18 i 19 rozporządzenia, „udostępnianie na rynku” obejmuje również wykorzystanie produktu w działalności podmiotu, a nie tylko jego sprzedaż czy dystrybucję. Co istotne, definicja „działalności handlowej” (pkt 19) obejmuje również wykorzystanie odnośnych produktów w działalności samego podmiotu.

W związku z tym, nawet jeżeli kawa nie jest dalej sprzedawana, ale jest wykorzystywana w ramach działalności firmy (np. serwowana klientom, pracownikom), można argumentować, że produkt został udostępniony na rynku w rozumieniu EUDR.

Ostateczna kwalifikacja zależy więc od charakteru działalności przedsiębiorstwa oraz celu wykorzystania kawy. Jeśli zakup rzeczywiście nie wiąże się z żadną formą dalszego udostępniania (komercyjnego lub niekomercyjnego) w ramach działalności, to obowiązki EUDR mogą nie mieć zastosowania. Natomiast w przypadkach, gdy użycie produktu wpisuje się w działalność handlową, istnieje ryzyko objęcia przepisami.

Zapowiadane są też zmiany do EUDR, mające na celu wprowadzenie uproszczeń. Dokładniejsze informacje nie są jeszcze dostępne, ale z pewnością pożądane jest wyłączenie z obowiązków EUDR właśnie takich przypadków.

 

Czy trader musi pozyskać od wszystkich dostawców kawy (do ekspresów dla pracowników) oświadczenie o pochodzeniu?

Tak, co do zasady trader powinien posiadać informacje o kupowanym produkcie oraz jego dostawcy, w tym numer referencyjny oświadczenia o należytej staranności. Jeżeli trader kupuje kawę od dużego tradera lub bezpośrednio od operatora, będzie on z mocy prawa zobowiązany do przekazania informacji o zachowaniu należytej staranności, w tym numeru referencyjnego. Niezależnie pod powyższego, dobrą praktyką będzie żądanie tych informacji od dostawcy w każdym przypadku.

 

Skąd wziąć kody CN, jeśli kupuje się odnośne produkty na rynku polskim i nie ma takich danych na fakturze ani w dokumentacji od dostawcy? Czy można prosić dostawcę o „deklarację kodu CN”?

Tak, najwygodniej będzie poprosić dostawcę o przekazaniu kodu CN produktu. Aby sprawdzić, czy podlega pod EUDR dostawca sam już powinien ten numer przypisać, zatem jego przekazanie Państwu nie powinno stanowić problemu. Rekomendujemy jednak mimo wszystko, aby samodzielnie zweryfikować ten kod korzystając z ogólnie dostępnych informacji (najlepiej w System Zintegrowanej Taryfy Celnej ISZTAR4). W razie potrzeby mogą Państwo skorzystać z profesjonalnego doradztwa prawno-podatkowego lub wystąpić o wydanie Wiążącej Informacji Taryfowej.

 

Co oznacza, że część danych może być utajniona dla uczestników łańcucha dostaw w systemie EUDR?

System informatyczny umożliwia składanie oświadczeń o zachowaniu należytej staranności oraz przekazywanie danych w łańcuchu dostaw. Jednocześnie przewiduje on możliwość ograniczenia widoczności określonych danych (np. gatunków drzew) dla podmiotów innych niż właściwe organy kontrolne.

Oznacza to, że pewne informacje mogą być „utajnione” względem pozostałych uczestników łańcucha, jednak zawsze będą dostępne dla organów odpowiedzialnych za egzekwowanie przepisów EUDR.

 

Czy zakup palet, którymi firma nie handluje, a które służą wyłącznie do transportu innego towaru, podlega pod EUDR? Czy zakup palet od dostawcy krajowego (MŚP), który nie ma obowiązku sporządzenia DDS, podlega obowiązkowi sporządzenia DDS?

Nie, palety wykorzystane wyłącznie do transportu innych towarów nie są uznawane za odnośne produkty, zatem nie podlegają przepisom rozporządzenia EUDR.

Co do zasady, dostawca sprzedając palety jako samodzielny produkt będzie zobowiązany do posiadania informacji o pochodzeniu drewna, z którego zostały wykonane. Jeżeli jednak palety zostały wprowadzone do obrotu wyłącznie jako materiał opakowaniowy do podtrzymywania, ochrony lub transportu innego produktu, to również dalsze podmioty w łańcuchu, wykorzystujące te palety do transportu, nie będą zobowiązane do wypełniania obowiązków wynikających z EUDR dla tych palet.

 

Czy dostawcy z innych krajów UE są świadomi tych przepisów? Czy inne kraje UE wprowadziły przepisy dotyczące EUDR?

EUDR jest rozporządzeniem unijnym i jako takie ma bezpośrednie zastosowanie we wszystkich państwach członkowskich. Nie wymaga transpozycji.

Państwa członkowskie są jednak zobowiązane do powołania organów właściwych i zapewnienia skutecznego egzekwowania przepisów. Stopień przygotowania krajów UE jest zróżnicowany – zgodnie z aktualnym stanem wiedzy, Czechy są jednym z lepiej przygotowanych państw. W Polsce oczekujemy decyzji o powołaniu organu nadzorczego w IV kwartale 2025 roku.

W naszej ocenie, głównym wyzwaniem związanym z wejściem w życie rozporządzenia będzie świadomość i stopień gotowości dostawców z krajów spoza UE.

 

Czy jeśli produkt jest wymieniony w Aneksie I, ale jest wykonany z innego materiału niż te wymienione w EUDR, to czy należy składać DDS? Np. wyroby z kauczuku, ale syntetycznego. 

Nie, obowiązek przeprowadzenia należytej staranności (DDS) powstaje tylko w przypadku, gdy łącznie spełnione są dwa warunki:

• produkt znajduje się w wykazie kodów CN w Załączniku I do rozporządzenia oraz
• zawiera jeden z odnośnych towarów wymienionych w art. 1 (np. kauczuk naturalny), został nim karmiony lub wytworzony przy jego użyciu.

Jeśli zatem wyrób jest sklasyfikowany pod kodem CN objętym zakresem EUDR (np. obejmuje produkty z kauczuku), ale wykorzystano do jego produkcji wyłącznie kauczuk syntetyczny, to nie wypełnia on przesłanki przedmiotowej z art. 1 ust. 1 lit. a EUDR i nie jest objęty obowiązkiem DDS.

Wykładnia systemowa i celowościowa prowadzi do jednoznacznego wniosku: jeśli produkt zawiera wyłącznie komponenty niepochodzące z odnośnych towarów (np. wyłącznie kauczuk syntetyczny), nie powstaje obowiązek złożenia DDS. Potwierdzają to także wytyczne Komisji Europejskiej (FAQ 2025, Guidance Document 2025) oraz logika regulacji – EUDR ma zapobiegać wylesianiu, a produkcja kauczuku syntetycznego nie prowadzi do degradacji lasów.

 

Produkty zawierające kauczuk mają jeden kod CN, nie ma rozróżnienia na kauczuk naturalny i syntetyczny, czy w takim przypadku produkt podlega pod EUDR? Czy firma ma obowiązek udowodnienia, że kauczuk użyty w produkcie jest syntetyczny?

Zgodnie z Artykułem 2 rozporządzenia, definicja produktów/towarów objętych rozporządzeniem EUDR jest dwuskładnikowa. Produkt, który jest objęty rozporządzeniem EUDR musi być wymieniony w Aneksie I do rozporządzenia oraz musi zawierać odnośne towary, być nimi karmionym lub zostać wytworzone przy ich użyciu.

Jeśli zatem wyrób jest sklasyfikowany pod kodem CN objętym zakresem EUDR (np. obejmuje produkty z kauczuku), ale wykorzystano do jego produkcji wyłącznie kauczuk syntetyczny, to nie wypełnia on definicji odnośnego produktu.

Potwierdza to także Komisja Europejska w wydanych wytycznych (FAQ 2025, Guidance Document 2025) oraz logika regulacji – EUDR ma zapobiegać wylesianiu, a produkcja kauczuku syntetycznego nie prowadzi do degradacji lasów.

Choć nie ma formalnego obowiązku dokumentowania faktu, że w produkcie wykorzystano kauczuk syntetyczny, z praktycznego punktu widzenia zaleca się załączenie oświadczenia lub dokumentacji potwierdzającej skład produktu, aby uniknąć nieporozumień w kontaktach z organami kontroli (np. Służbą Celno-Skarbową).

 

Czyli drukarnia jest Operatorem w rozumieniu przepisów EUDR?

Odpowiedź na to nie jest jednoznaczna: oznaczenie roli podmiotu w łańcuchu dostaw (operator czy trader) zależy od wielu czynników, m.in. od kraju, z którego importowany jest gotowy produkt odnośny, jaki to produkt, czy produkt jest dalej przetwarzany, czy po przetworzeniu jest na liście kodów celnych z załącznika I do rozporządzenia oraz finalnie – do jakiego podmiotu zostaje sprzedany odnośny produkt.

 

Czy trader (duży przedsiębiorca) jest dużym operatorem? Czy to oznacza, że duży przedsiębiorca każdorazowo (zarówno jako trader, jak i operator) musi przechodzić pełną procedurę?

Zgodnie z art. 5 EUDR traderzy niebędący MŚP (duzi) są uznawani za operatorów niebędących MŚP i podlegają obowiązkom i przepisom dla nich przewidzianym, w tym do zapewnienia, że produkty udostępniane na rynku są zgodne z EUDR i do przeprowadzenia procedury należytej staranności.

Pewnym ułatwieniem w tym przypadku jest możliwość powoływania się na oświadczenia o należytej staranności, które już zostały złożone w stosunku do danego produktu. Należy jednak pamiętać, że jest to możliwe dopiero po upewnieniu się, że zachowano należytą staranność co do odnośnych produktów. W takim przypadku w składanych DDS należy podać numery referencyjne oświadczeń o należytej staranności, które zostały już złożone.

 

Kiedy pojawi się polska ustawa dot. organów kontrolnych i sankcji związanych z EUDR?

Przyjęcie ustawy uszczegóławiającej kluczowe kwestie dotyczące EUDR pozostawione w kompetencji krajowej planowane jest na ostatni kwartał 2025.

 

Czy EUDR dotyczy firm realizujących wyłącznie usługę transportu, które przewożą towar swoich klientów zlecających przewiezienie, odbiory, dostawy?

EUDR dotyczy konkretnych towarów, nie usług. Jeżeli przedsiębiorstwo realizuje jedynie przewóz towaru, w którego skład wchodzą odnośne produkty, ale którego własność należy do innego podmiotu, przedsiębiorstwo transportowe nie będzie traktowane jako operator/trader w rozumieniu EUDR, ponieważ transport nie wpisuje się w definicję udostępniania na rynku. Każdorazowo dla oceny sytuacji należy jednak ocenić postanowienia umowne dotyczące konkretnego przewozu.

 

Czym jest data produkcji w EUDR? Jak gromadzić tą informację, skoro nie jest ona wymagana na oświadczeniu DDS?

Informacja o dacie produkcji nie jest zawierana w oświadczeniu, tak samo jako szereg innych informacji, których gromadzenie jest obowiązkiem operatorów (oraz traderów będących dużym przedsiębiorstwem) zgodnie z art. 9 EUDR. Posiadanie informacji o dacie produkcji jest niezbędne dla ustalenia czy w tej dacie na działce, z której pozyskano towar nie miało miejsce wylesianie lub degradacja lasów.

W przypadku towarów innych niż bydło, data produkcji odnosi się do daty zbioru danego towaru, a zakres czasowy produkcji oznacza okres lub czas trwania procesu produkcyjnego (na przykład w przypadku drewna, „zakres czasowy produkcji” odnosi się do czasu trwania odpowiednich prac związanych z wyrębem). W odniesieniu do produktów objętych kategorią towaru „bydło”, zakres czasowy produkcji oznacza całe życie zwierząt — od momentu urodzenia aż do chwili uboju.

 

Czy materiały służące wyłącznie do pakowania produktu podlegają pod EUDR?

Opakowaniowe wykorzystywane wyłącznie jako materiał opakowaniowy do podtrzymywania, ochrony lub transportu innego produktu wprowadzanego do obrotu w UE nie są odnośnym produktem w rozumieniu Załącznika I do rozporządzenia EUDR, niezależnie od ich kodu celnego – nie podlegają więc obowiązkom wynikającym z EUDR.

 

Czym jest ulga badawczo-rozwojowa?

Ulga badawczo-rozwojowa (B+R) w 2025 roku stanowi jedno z kluczowych narzędzi podatkowych wspierających innowacyjność polskich przedsiębiorstw, szczególnie w kontekście rozliczeń PIT w dużych firmach. Pozwala na dodatkowe odliczenie od podstawy opodatkowania kosztów kwalifikowanych ponoszonych na działalność badawczo-rozwojową.

Zdarzają się jednak sytuacje, w których podatnik nie ma możliwości skorzystania z tej preferencji w bieżącym roku podatkowym – np. z uwagi na wykazaną stratę lub niewystarczający dochód. W przypadku, gdy podatnik nie jest w stanie skorzystać z odliczenia ulgi B+R w 2025 z powodu braku dochodu do opodatkowania, ustawodawca przewidział dwie opcje:

Dostępne opcje wykorzystania ulgi B+R dla firm ze stratą:

• Przeniesienie niewykorzystanej ulgi na kolejne 6 lat podatkowych – rozwiązanie może być właściwym wyborem dla tych, którzy prognozują, że występująca strata ma charakter przejściowy. Jego wykorzystanie wiąże się jednak z koniecznością przyjęcia dłuższego horyzontu czasowego w planowaniu podatkowym.
• Zastosowanie ulgi na innowacyjnych pracowników w 2025 – opcja dla podmiotów, które nie chcą czekać lub po prostu znajdują się na takim etapie rozwoju, gdzie wydatki na działalność B+R w dłuższej perspektywie istotnie przewyższają uzyskiwane dochody.

 

 

Ulga na innowacyjnych pracowników 2025 – najważniejsze zagadnienia dla dużych firm

Ulga na innowacyjnych pracowników stanowi uzupełnienie ulgi B+R, choć formalnie funkcjonuje jako niezależna regulacja prawna. Umożliwia podatnikowi wykorzystanie niewykorzystanej ulgi B+R na bieżąco (z miesiąca na miesiąc), poprzez pomniejszenie kwoty podlegających przekazaniu na rachunek urzędu skarbowego zaliczek na podatek PIT o iloczyn kwoty nieodliczonej i stawki podatku obowiązującej tego podatnika w danym roku podatkowym.

Na szczególną uwagę zasługuje fakt, że skorzystanie z tego rozwiązania nie wymaga wcześniejszego zawiadomienia urzędu skarbowego – przepisy ustawy o CIT nie przewidują w tym zakresie żadnego obowiązku informacyjnego. Tym samym ulga na innowacyjnych pracowników w 2025 roku wyróżnia się nie tylko swoją użytecznością, lecz również uproszczoną procedurą zastosowania.

Poniżej krótkie podsumowanie obu mechanizmów:

Kluczowe warunki ulgi na innowacyjnych pracowników

Warunkiem skorzystania z preferencji jest jednak spełnienie przez pracownika określonych kryteriów – przede wszystkim, powinien on wykonywać działalność badawczo-rozwojową w wymiarze co najmniej 50% czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym.

Dodatkowo należy pamiętać, że z ulgi na innowacyjnych pracowników nie mogą skorzystać podatnicy, którzy równolegle korzystają ze zwrotu gotówkowego w ramach ulgi B+R. Ograniczenie to ma na celu zapobieganie podwójnemu wykorzystaniu preferencji podatkowej z tytułu tych samych kosztów kwalifikowanych B+R. Z ulgi można korzystać od roku podatkowego 2022 – jest to zatem stosunkowo nowy mechanizm, dla którego praktyka stosowania dopiero się kształtuje. W związku z tym pojawia się wiele pytań ze strony podatników, szczególnie w kontekście rozliczeń PIT w dużych firmach. W niniejszym artykule podsumowaliśmy najciekawsze – naszym zdaniem – aspekty praktyczne związane z jej stosowaniem.

 

Jak rozumieć „innowacyjnych pracowników”?

W świetle aktualnych stanowisk organów podatkowych, ulga na innowacyjnych pracowników w firmach z różnych branż może być stosowana przez pracodawcę wobec kosztów wynagrodzenia pracownika spełniającego ustawowe przesłanki, niezależnie od miejsca świadczenia przez niego pracy.

Przede wszystkim, pracownik, którego wynagrodzenie objęte jest preferencją, powinien wykonywać działalność badawczo-rozwojową w wymiarze co najmniej 50% czasu pracy.  Mechanizm ten znajduje zastosowanie wyłącznie wobec osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia lub umowy o dzieło – z wyłączeniem współpracowników prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, świadczących usługi w formule B2B, co wynika z treści art. 18db ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm.) oraz art. 26eb ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.).

 

Kluczowe kryteria kwalifikacji pracowników do ulgi B+R

Ulga na innowacyjnych pracowników w rozliczeniach PIT może być stosowana w odniesieniu do każdego pracownika, który spełnia warunki ustawowe, niezależnie od źródła finansowania jego wynagrodzenia czy miejsca wykonywania pracy. Kluczowe kryteria, wynikające z art. 18db ust. 1 ustawy o CIT (analogicznie art. 26eb ust. 1 ustawy o PIT), są dwa:

1. Zaangażowanie pracownika w działalność B+R przez co najmniej 50% ogólnego czasu pracy w danym miesiącu.
2. Forma zatrudnienia – ulga przysługuje w odniesieniu do wynagrodzeń z tytułu umowy o pracę, umowy zlecenia oraz umowy o dzieło. Z ulgi wyłączone zostały umowy B2B.

Co istotne, nie jest wymagane, aby pracownik był zatrudniony wyłącznie przy projektach B+R – wystarczy spełnienie progu 50% zaangażowania w danym okresie rozliczeniowym.

Na uwagę zasługuje interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 2024 r. (0114-KDIP2-1.4010.672.2024.1.MR1), która potwierdza, że ulga może być stosowana również wobec pracowników zatrudnionych w specjalnych strefach ekonomicznych. Oznacza to, że przedsiębiorcy prowadzący działalność na podstawie decyzji o wsparciu, którzy korzystają z preferencji strefowych, nie tracą prawa do zastosowania ulgi IP – o ile tylko spełnione są przesłanki ustawowe co do charakteru i zakresu wykonywanych przez pracownika czynności.

 

Najczęstsze błędy i wyzwania związane z zastosowaniem ulgi B+R to:

• Brak pełnej dokumentacji czasu pracy pracowników B+R
• Niewłaściwe przypisanie kosztów do działalności B+R
• Rozliczanie ulgi przy jednoczesnym korzystaniu ze zwrotu gotówkowego
• Zbyt ogólne opisy projektów B+R w dokumentacji
• Błędne określenie momentu rozpoczęcia stosowania ulgi

 

 

Od kiedy faktycznie można stosować ulgę na innowacyjnych pracowników – praktyczne aspekty dla firm

Jednym z najczęściej pojawiających się pytań praktycznych związanych z ulgą na innowacyjnych pracowników w 2025 roku jest to, od kiedy dokładnie można zacząć ją stosować po złożeniu zeznania podatkowego. Przepisy wskazują jedynie, że ulga przysługuje „od miesiąca następującego po złożeniu zeznania”, jednak brak precyzji w tym zakresie budził wątpliwości.

Przełomowy wyrok WSA – nowa interpretacja przepisów

Istotnym przełomem w interpretacji tego przepisu stał się wyrok WSA w Krakowie z 14 marca 2025 r. (I SA/Kr 70/25). Sąd w tym orzeczeniu uznał, że podatnik może rozpocząć stosowanie ulgi już w miesiącu płatności zaliczek PIT następującym bezpośrednio po złożeniu zeznania, nawet jeśli zaliczki zostały pobrane jeszcze w miesiącu jego złożenia.

W praktyce oznacza to, że w przypadku złożenia deklaracji przykładowo 15 maja, ulgę można stosować już do zaliczek płatnych w czerwcu, co stanowi korzystniejszą interpretację dla podatników.

 

Porównanie z dotychczasową praktyką organów

Stanowisko sądu pozostaje w wyraźnej sprzeczności z dotychczasową praktyką interpretacyjną organów podatkowych (w tym DKIS), która konsekwentnie zmierzała do przesunięcia momentu rozpoczęcia stosowania ulgi na drugi miesiąc po złożeniu zeznania (formuła x+2).

Wyrok WSA otwiera zatem podatnikom drogę do wcześniejszego skorzystania z preferencji podatkowej – potencjalnie nawet o cały miesiąc wcześniej niż dotychczas interpretowały organy.

 

Rekomendacje dla dużych firm – ostrożne podejście

Należy mieć na uwadze, że orzecznictwo w tej kwestii dopiero się kształtuje, a wyrok WSA w Krakowie stanowi jeden z pierwszych znaczących rozstrzygnięć w tej tematyce. W przypadku podjęcia decyzji o zastosowaniu tej korzystniejszej interpretacji, firmy powinny być świadome potencjalnego ryzyka wystąpienia sporu z organami podatkowymi.

Z tego względu rekomendujemy aktywne monitorowanie bieżących interpretacji indywidualnych oraz śledzenie kolejnych rozstrzygnięć sądowych, które mogą ostatecznie potwierdzić lub ewentualnie zmodyfikować obecne podejście do tej kwestii.

 

 

Obowiązki dokumentacyjne i sprawozdawcze w uldze na innowacyjnych pracowników

Brak obowiązku zawiadamiania – uproszczona procedura

Choć ustawa nie przewiduje obowiązku zawiadamiania organów podatkowych o zamiarze skorzystania z ulgi, firmy stosujące ulgę na innowacyjnych pracowników w 2024 roku muszą pamiętać o kilku istotnych obowiązkach dokumentacyjnych, które mają kluczowe znaczenie dla prawidłowego rozliczenia.

 

Kluczowe obowiązki sprawozdawcze dla dużych firm

• Wykazanie w formularzu PIT-4R: Kwoty zaliczek PIT, które zostały pomniejszone w związku z zastosowaniem ulgi należy wykazać w części D formularza PIT-4R, składanego przez płatnika do końca stycznia roku następującego po danym roku podatkowym. To podstawowy obowiązek sprawozdawczy w rozliczeniach PIT dużych firm korzystających z tej preferencji.
• Prowadzenie ewidencji czasu pracy: Istotne jest także prowadzenie ewidencji czasu pracy lub wewnętrznej dokumentacji projektowej potwierdzającej faktyczne zaangażowanie pracowników w działalność badawczo-rozwojową. Dokumentacja ta powinna szczegółowo wykazywać, że pracownik poświęca co najmniej 50% czasu pracy na działalność B+R, co stanowi warunek konieczny do zastosowania ulgi podatkowej.

 

 

Księgowe ujęcie nieodprowadzonych zaliczek PIT w kosztach uzyskania przychodu – praktyczne rozwiązania

Jednym z istotnych zagadnień praktycznych, które pojawiły się w kontekście stosowania ulgi na innowacyjnych pracowników, jest możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu kwot zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, które – na skutek zastosowania przedmiotowej ulgi – nie zostały odprowadzone do urzędu skarbowego.

Zgodnie z interpretacją Dyrektora KIS z 6 lutego 2025 r. (0111-KDIB1-3.4010.87.2025.1.MBD), przedsiębiorcy mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu zaliczki na PIT od wynagrodzeń innowacyjnych pracowników – nawet jeśli nie zostały one faktycznie przekazane do urzędu skarbowego. Kluczowe jest, że brak zapłaty wynika z przepisów, a nie zaniedbania, co nie wyklucza prawa do rozpoznania kosztu.

W świetle powyższego stanowiska organy podatkowe dopuszczają korzystną dla podatników interpretację, zgodnie z którą nieprzekazane do urzędu zaliczki objęte ulgą mogą zostać uwzględnione jako koszt podatkowy. Stanowi to dodatkowy wymiar korzyści wynikających z wdrożenia mechanizmu ulgi na innowacyjnych pracowników.

 

 

Planowane zmiany legislacyjne – znaczenie dla przyszłości ulg

W kontekście implementacji globalnego podatku minimalnego (GloBE), projektowane są zmiany w formule ulgi B+R, które mogą istotnie wpłynąć na sposób korzystania z dostępnych preferencji podatkowych. Niewykluczone, że ulga na innowacyjnych pracowników stanie się wkrótce jedną z możliwych form rozliczania ulgi B+R.

Warto zatem już teraz przyjrzeć się temu mechanizmowi i ocenić gotowość organizacyjną do jego stosowania. Dla przedsiębiorstw zatrudniających liczne zespoły, w których znaczna część pracowników jest zaangażowana w działalność B+R na poziomie co najmniej 50%, a jednocześnie mogących potencjalnie podlegać opodatkowaniu na zasadach podatku minimalnego, ulga IP może okazać się bardziej efektywnym sposobem korzystania z preferencji niż ulga B+R w klasycznej formie.

 

 

1. Kto może skorzystać z ulgi na innowacyjnych pracowników?

   Ulga przysługuje podatnikom, którzy ponoszą wydatki na działalność badawczo-rozwojową i nie mogli w pełni rozliczyć ulgi B+R z powodu braku dochodu lub straty. Warunkiem jest zatrudnienie pracowników wykonujących działalność B+R przez co najmniej 50% czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym.

2. Jak udokumentować 50% czasu pracy przy B+R?

   Należy prowadzić szczegółową ewidencję czasu pracy, która pozwala wykazać, że dany pracownik poświęcił co najmniej połowę swojego czasu na zadania związane z działalnością badawczo-rozwojową. Może to być dziennik prac B+R, harmonogramy projektowe lub inne wewnętrzne zestawienia.

3. Czy ulga B+R dotyczy także pracowników na B2B?

   Nie, obecnie ulga na innowacyjnych pracowników nie obejmuje osób współpracujących na podstawie kontraktów B2B. Preferencja dotyczy wyłącznie osób zatrudnionych na umowę o pracę, zlecenie lub dzieło. Planowane zmiany od 2025 roku mogą jednak poszerzyć katalog uprawnionych o kontraktorów B2B.

4. Od kiedy można stosować ulgę po złożeniu zeznania?

   Ulga przysługuje od miesiąca następującego po złożeniu zeznania podatkowego. Wyrok WSA z 2025 r. potwierdził, że ulgę można stosować już do zaliczek PIT płatnych w miesiącu następującym po złożeniu deklaracji, nawet jeśli zaliczki za ten miesiąc pobrano jeszcze w miesiącu złożenia zeznania.

5. Jakie są najczęstsze błędy przy korzystaniu z ulgi badawczo-rozwojowej?

• Brak szczegółowej dokumentacji czasu pracy pracowników B+R
• Niewłaściwe przypisanie kosztów do działalności B+R
• Rozliczanie ulgi przy jednoczesnym korzystaniu ze zwrotu gotówkowego
• Zbyt ogólne opisy projektów B+R w dokumentacji
• Błędne określenie momentu rozpoczęcia stosowania ulgi

 

6. Jakie koszty można rozliczyć w ramach ulgi B+R?

   Można rozliczyć m.in. wynagrodzenia pracowników wraz ze składkami ZUS, wynagrodzenia z umów zlecenia i dzieło, nabycie materiałów i surowców, sprzęt specjalistyczny, usługi doradcze, ekspertyzy oraz korzystanie z aparatury naukowo-badawczej. Szczegółowy katalog kosztów kwalifikowanych znajduje się w tabeli powyżej.

7. Czy nieodprowadzone zaliczki PIT w związku z ulgą można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

   Tak, zgodnie z interpretacją Dyrektora KIS z 2025 r., kwoty zaliczek PIT, które nie zostały odprowadzone do urzędu skarbowego z powodu zastosowania ulgi, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, o ile brak zapłaty wynika z przepisów, a nie z zaniedbania.

 

Czy Twoja firma płaci odpowiednią składkę na ubezpieczenie wypadkowe? Wiele podmiotów nieświadomie opłaca zawyżoną stawkę, co może prowadzić do nadmiernych kosztów ubezpieczenia społecznego. Tymczasem odpowiednia analiza składek ZUS i weryfikacja poprawności ustalonej stopy procentowej może przynieść znaczne oszczędności – szczególnie gdy wspierają Cię specjaliści. W ALTO zajmujemy się optymalizacją składki wypadkowej i odzyskiwaniem nadpłat. Nasze doświadczenie pokazuje, że nawet duże organizacje często nie wykorzystują dostępnych możliwości.

 

Wysokość składki wypadkowej – jak wyliczyć składkę na ubezpieczenie wypadkowe?

Składka na ubezpieczenie wypadkowe jest obowiązkowa i finansowana w całości przez pracodawcę. Jej wysokość zależy zaś od wielu czynników, w tym liczby zatrudnionych pracowników oraz zgłaszanej wypadkowości.

 

Czynniki wpływające na stopę procentową składki wypadkowej

Dla płatników zgłaszających średnio co najmniej 10 ubezpieczonych w ciągu ostatnich trzech lat i składających corocznie formularze ZUS IWA, Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) wylicza indywidualną stopę procentową składki. Nową stawkę płatnicy otrzymują na piśmie przed rozpoczęciem kolejnego roku składkowego, który trwa od 1 kwietnia do 31 marca.

Dla firm zatrudniających poniżej 10 osób, ZUS stosuje ryczałtową stawkę wypadkową w wysokości 1,67%.

 

Kiedy ZUS może podwyższyć składkę wypadkową?

Wysokość składki wypadkowej, która ustalana jest indywidualnie dla każdego płatnika, może się zmieniać w zależności od wielu czynników. Warto pamiętać, że ZUS dysponuje narzędziami pozwalającymi na podwyższenie składki w określonych sytuacjach.

Jeśli płatnik:

• nie złoży ZUS IWA (formularza informacji o danych potrzebnych do ustalenia składki), lub
• poda w nim nieprawdziwe informacje,

ZUS ma prawo określić składkę na cały rok składkowy w wysokości aż 150% prawidłowo wyliczonej stopy procentowej oraz zażądać zapłaty zaległych składek z odsetkami.

 

Skomplikowany proces ustalania stopy procentowej składki wypadkowej

Ustalenie stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe to proces wieloetapowy. Kolejność i znaczenie poszczególnych czynników mają realny wpływ na wysokość składki – dlatego każdy z nich wymaga szczególnej uwagi.

Zależy on m.in. od:

• grupy działalności (według klasyfikacji PKD), która określa poziom ryzyka wypadkowego charakterystyczny dla danej branży,
• liczby zgłoszonych wypadków przy pracy (im więcej wypadków, tym wyższa składka),
• liczby pracowników wykonujących obowiązki w warunkach szczególnego zagrożenia, co także zwiększa ryzyko i może skutkować wyższą stawką,
• wskaźnika korygującego ZUS, wyliczanego na podstawie danych z ostatnich trzech lat kalendarzowych (formularze ZUS IWA). Ten wskaźnik pozwala ZUS dostosować składkę do realnego ryzyka wypadkowego w firmie, uwzględniając jej historię.

Właściwa analiza składek ZUS i podatków pozwala firmom na skuteczną optymalizację finansową. Regularna aktualizacja danych i rzetelne wypełnienie formularzy to klucz do uniknięcia niepotrzebnych kosztów.

Przykładowo, kompleksowa weryfikacja dokumentów podatkowych i składkowych może prowadzić do odzyskania nadpłat i obniżenia bieżących kosztów. Dzięki temu przedsiębiorstwa, które dbają o bezpieczeństwo pracy i prawidłowo zgłaszają wypadki, mogą korzystać z niższych stawek składki wypadkowej.

Czy wiesz, że…

Sąd Najwyższy w jednej ze swoich uchwał zwrócił uwagę na bardzo praktyczną kwestię – jak liczyć pracowników narażonych na zagrożenia podczas ustalania składki wypadkowej. Okazuje się, że jeśli pracownicy są wyposażeni w środki ochrony indywidualnej, które całkowicie eliminują zagrożenia, to nie powinni być wliczani do tej grupy! Sąd podkreślił, że wskaźnik liczby osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia powinien być ustalany właśnie z takim uwzględnieniem – dzięki temu składka wypadkowa może być niższa, a warunki pracy oceniane bardziej sprawiedliwie.

Dla pracodawców oznacza to możliwość obniżenia stopy procentowej składki wypadkowej, jeżeli skutecznie eliminują zagrożenia w środowisku pracy poprzez odpowiednie środki ochrony indywidualnej.

 

Weryfikacja wysokości stopy procentowej składki – potencjalne oszczędności dla firm

Dla przedsiębiorstw, które zgłaszają do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 osób, wysokość stopy procentowej składki może mieścić się w przedziale od 0,67% do 3,33%. ZUS może dostosować wysokość składki – podwyższając ją lub obniżając – w zależności od liczby odnotowanych wypadków przy pracy oraz liczby pracowników wykonujących obowiązki w warunkach podwyższonego ryzyka.

Zróżnicowanie wysokości składki ma na celu zachęcenie pracodawców do aktywnego przeciwdziałania wypadkom oraz do przestrzegania przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy.

W praktyce wiele firm nie weryfikuje decyzji ZUS lub błędnie zakłada, że wyliczona składka jest poprawna. Nasze doświadczenia pokazują, że w wielu przypadkach niekoniecznie tak jest.

Najczęstsze przyczyny błędów w wyliczeniu składki wypadkowej to:

• nieprawidłowo wypełnione formularze ZUS IWA,
• brak aktualizacji kategorii ryzyka,
• brak uwzględnienia okoliczności pozwalających na obniżenie składki.

Warto pamiętać, że możliwe jest złożenie korekt dokumentów ZUS IWA do 5 lat wstecz, co może prowadzić do odzyskania niebagatelnych kwot nadpłaconych składek.

 

Oszczędności, które mają znaczenie – dlaczego warto sprawdzić składkę wypadkową?

W dużych przedsiębiorstwach, roczne koszty składki wypadkowej mogą sięgać setek tysięcy, a nawet milionów złotych. Dlatego każda możliwość jej obniżenia to realna szansa na poprawę efektywności finansowej firmy.

 

Potrzebujesz pomocy? Zapraszamy do kontaktu z ekspertami ALTO!

Zespół ALTO zapewnia firmom z różnorodnych sektorów kompleksowe wsparcie w:

• analizie poprawności ustalonej stopy składki wypadkowej,
• identyfikacji błędów w dokumentach ZUS IWA,
• przygotowaniu korekt i wniosków do ZUS,
• reprezentowaniu klienta w kontaktach z urzędem,
• odzyskiwaniu nadpłat z ZUS.

Działamy skutecznie – wiemy, na co zwrócić uwagę i jak wykorzystać dostępne przepisy na korzyść klienta. Skontaktuj się z nami, jeśli chcesz upewnić się, że Twoja firma nie przepłaca.

 

 

 

 

1. Jak sprawdzić, czy płacę odpowiednią składkę wypadkową?
   

   Należy przeanalizować decyzję ZUS oraz poprawność wypełnienia formularza ZUS IWA. W przypadku wątpliwości warto skorzystać z pomocy doradcy podatkowego.

2. Czy można odzyskać nadpłaconą składkę wypadkową?
   

   Tak, możliwe jest złożenie korekty dokumentów ZUS IWA do 5 lat wstecz i odzyskanie nadpłaconych składek.

3. Kiedy ZUS może podwyższyć składkę wypadkową?
   

   ZUS może podwyższyć składkę, jeśli płatnik nie złoży formularza ZUS IWA lub poda w nim nieprawdziwe informacje. W takim przypadku składka może wzrosnąć nawet do 150% prawidłowo wyliczonej stopy procentowej.

4. Jak często należy aktualizować dane do ZUS IWA?
   

   Formularz ZUS IWA składany jest raz w roku – do 31 stycznia za poprzedni rok kalendarzowy (np. za 2025 rok należy go złożyć do 31 stycznia 2026 roku).

5. Jakie dokumenty są potrzebne do weryfikacji składki wypadkowej?
   

   Podstawowym dokumentem jest formularz ZUS IWA oraz decyzja ZUS o wysokości składki wypadkowej. W procesie weryfikacji warto również przejrzeć ewidencję pracowników i dokumentację dotyczącą wypadków przy pracy.

6. Jakie są najczęstsze błędy podczas wypełniania formularzy ZUS?
   

   Najczęstsze błędy to: nieprawidłowo wypełnione formularze, brak aktualizacji kategorii ryzyka, nieuwzględnienie okoliczności pozwalających na obniżenie składki oraz brak weryfikacji decyzji ZUS przez pracodawcę.

7. Czy można samodzielnie odzyskać nadpłatę, czy konieczna jest pomoc doradcy?
   

   Można samodzielnie złożyć wniosek o zwrot nadpłaty, jednak pomoc doradcy podatkowego ułatwia proces, zwłaszcza w przypadku bardziej skomplikowanych spraw lub dużych kwot.

8. Jakie są terminy składania dokumentów i wniosków?
   

   Formularz ZUS IWA należy złożyć do 31 stycznia za poprzedni rok kalendarzowy. Korektę informacji ZUS IWA należy przekazać do ZUS w ciągu 7 dni od stwierdzenia błędu lub otrzymania zawiadomienia od ZUS. W przypadku kontroli ZUS termin ten wynosi 30 dni od otrzymania protokołu kontroli.

9. Czy pracownicy przebywający na zwolnieniu lekarskim są wliczani do liczby ubezpieczonych?
   

   Tak, pracownicy przebywający na długotrwałym zwolnieniu lekarskim, którzy pobierają wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy, są wliczani do liczby ubezpieczonych na potrzeby ZUS IWA.

10. Jak długo należy przechowywać kopie ZUS IWA i jej korekty?
    

    Kopie informacji ZUS IWA oraz jej korekty należy przechowywać przez 10 lat od dnia przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.