Pracownicy mobilni – korzystne i istotne stanowiska organów i sądów

Koszty zakwaterowania przy oddelegowaniach

9. stycznia bieżącego roku Naczelny Sąd Administracyjny po raz kolejny potwierdził prezentowane już wcześniej stanowisko, stwierdzając, że zapewnienie delegowanemu pracownikowi przez pracodawcę zakwaterowania, nie powoduje powstania po stronie zatrudnionego przychodu, który byłby opodatkowany PIT.

Spółka w analizowanej sprawie oferowała swoje usługi specjalistyczne w zakresie remontu i konserwacji linii produkcyjnych za granicą, w głównej mierze na terenie Unii Europejskiej. Wiązało się to z licznymi podróżami pracowników do ośrodków oddalonych od ich miejsca zamieszkania o kilkaset lub kilka tysięcy kilometrów. W związku z tym, pracodawca zapewniał swoim pracownikom bezpłatnie zakwaterowanie lub też pokrywał koszty związane z ich zakwaterowaniem w miejscu i na warunkach wybranych przez Spółkę.

Spór między Spółką a Dyrektorem Krajowej Informacji Skarbowej oraz Wojewódzkim Sądem Administracyjnym powstał w głównej mierze na tle, czy zapewnienie pracownikom bezpłatnego zakwaterowania związanego z oddelegowaniem stanowi dla tego pracownika przychód opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Orzeczenie NSA przyznające rację Spółce jest wynikiem wniesienia przez nią skargi kasacyjnej od wcześniejszego wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, który w wyroku zgodził się z zajętym stanowiskiem Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej i uznał, że zapewnienie pracownikowi zakwaterowania leży w jego interesie i tym samym po jego stronie powstaje przychód, a pracodawca jest zobligowany do uwzględnienia go przy wyliczaniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

NSA nie zgodził się z tym stanowiskiem i korzystając z wypracowanych wcześniej przez Trybunał Konstytucyjny wytycznych w sprawie nieodpłatnych świadczeń uznał, że zapewnienie pracownikom zakwaterowania podczas oddelegowania leży w interesie pracodawcy. To on uzyskuje korzyść w postaci realizacji kontraktu, co nie byłoby przecież możliwe bez oddelegowanych pracowników.

Nie mniej ważne było także odniesienie się przez NSA do prawa europejskiego. Dyrektywa dotycząca delegowania pracowników do świadczenia usług wylicza, że do wynagrodzenia tych pracowników nie wlicza się zwrotu wydatków takich jak koszty podróży, wyżywienia i zakwaterowania.

Zaprezentowane wyżej stanowisko NSA jest kolejnym, po analogicznych orzeczeniach sierpniowych z 2023 roku, pozwalającym sądzić, że mamy do czynienia już z trwałą linią orzeczniczą NSA w tym przedmiocie.

Podróż służbowa pracowników zdalnych

W przypadku innej grupy pracowników, wykonujących swoją pracę głównie zdalnie, warto przyjrzeć się także wydanej niedawno przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej interpretacji indywidualnej, w której stwierdził on, że podróż takiego pracownika do biura, w przypadku jego wezwania przez pracodawcę należy uznać za podróż służbową.

W analizowanym przypadku Spółka z o.o. działała w branży informatycznej i zatrudniała pracowników mieszkających w różnych rejonach Polski, którzy wykonywali swoje obowiązki zdalnie. Miejscem wykonywania pracy wpisanym w umowie było województwo, w którym dany pracownik mieszkał. Przy realizacji obowiązków służbowych tych pracowników czasami potrzebna była ich obecność w biurze i w związku z tym Spółka chciała potwierdzić swoje rozumowanie, że w takim przypadku ma do czynienia z podróżą służbową tych pracowników. Fiskus nie miał nic przeciwko.

Miłą dla pracodawców i pracowników konsekwencją uznania, że należy uznać taką podróż jako podróż służbową, jest możliwość zwolnienia z podatku PIT kosztów takiej podróży na podstawie art. 21 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PIT.

Przy korzystaniu ze zwolnień, zainteresowane podmioty powinny jednak pamiętać o limitach tych zwolnień określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy z 29 stycznia 2013 r. (tj DzU z 2023 r., poz. 2190).

Czy powyższe kwestie dotyczą Twojej organizacji? Potrzebujesz pomocy w uregulowaniu pracy zdalnej lub w rozliczeniach pracowników mobilnych? Skontaktuj się z nami!