Krajowy System e-Faktur i dobrowolne FA_VAT od 1 stycznia 2022 r.

Krajowy System e-Faktur (dalej: KSeF) wprowadza wymianę pomiędzy kontrahentami faktur w formie elektronicznej. Jest najnowszym pomysłem Ministerstwa Finansów na wzmocnienie kontroli nad rozliczaniem VAT przez podatników. W KSeF będziemy wystawiać faktury ustrukturyzowane według schematu publikowanego przez MF pod nazwą FA_VAT. Pliki faktur będą miały rozszerzenie XML znane już podatnikom z plików JPK.

Faktura ustrukturyzowana

Sam zakres danych zawartych w FA_VAT będzie również podobny do przesłanych w JPK, jednak dużo bardziej rozbudowany. Znajdziemy w niej pola obowiązkowe oraz opcjonalne. Największą zmianą jest to, że FA_VAT będzie zawierała informacje dotyczące rozliczenia oraz warunków transakcji, które do tej pory nie były zwykle umieszczane na fakturze. Zaliczyć do nich można m.in. warunki stosowanych INCOTERMS oraz warunki transportu (rodzaj, dane przewoźnika, data i godzina rozpoczęcia/zakończenia transportu).

Z uwagi na techniczny charakter pliku FA_VAT, będzie również możliwe wyświetlanie FA_VAT w powszechnie używanym formacie PDF.

Okres przejściowy

Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy będą mieli możliwość dobrowolnego posługiwania się FA_VAT. Przez następny rok będą funkcjonować równolegle z fakturami wystawianymi na dotychczasowych zasadach.

Istotne jest, że podatnicy mogą obecnie wypróbować testową wersję KSeF. Jest to jednak jeszcze wczesna wersja specyfikacji technicznej i należy spodziewać się jej aktualizacji w nadchodzących miesiącach.

Podmioty, które dobrowolnie skorzystają z nowego systemu w 2022 r. mogą liczyć na następujące korzyści: ułatwienia w rozliczaniu faktur korygujących; skrócony termin zwrotu VAT z 60 dni do 40 dni (przy spełnieniu dodatkowych warunków), oraz zwolnienie z obowiązku udostępniania faktur w formacie JPK_FA na żądanie organów podatkowych.

MF zakłada, że korzystanie z systemu ma być jedyną dopuszczalną formą dokumentowania transakcji dla celów VAT od 2023 r. – po tej dacie nie będziemy już posługiwać się innymi fakturami niż FA_VAT. Dokładna data wprowadzenia obowiązku korzystania z KSeF nie jest jednak jeszcze znana.

Modelowy obieg dokumentów

Do momentu wprowadzenia obowiązkowego fakturowania w ramach KSeF, w okresie przejściowym podatnicy nadal będą wystawiać faktury w swoim systemie finansowo-księgowym.

FA_VAT będzie przesyłana w formacie elektronicznym XML, znanym już z plików JPK. System sprawdzi prawidłowość otrzymanej faktury ze schematem. Jeżeli walidacja okaże się poprawna, zostanie jej nadany unikalny numer identyfikacyjny (osobny od numeru faktury, wyłącznie na potrzeby identyfikacji jej w ramach KSeF), a następnie faktura pojawi się na koncie kontrahenta. Podkreślić należy, że przy korzystaniu z KSEF należy rozróżniać dwie równoległe numeracje faktur – wynikającą z systemu księgowo finansowego (używany i nadawa powszechnie przez wszystkich w tym momencie „numer faktury”) oraz wynikającą z nadanego fakturze numeru identyfikującego w systemie KSeF (ten generuje automatycznie system i podatnik nie ma na niego wpływu).

W przypadku, gdy walidacja wykaże błędy w fakturze, do wystawcy faktury zostanie wysłany komunikat o odrzuceniu faktury. Taka faktura będzie opatrzona datą odrzucenia i nie zostanie jej przydzielony numer identyfikujący w KSeF. W konsekwencji nie będzie ona uznawana za wystawioną FA_VAT, aż do czasu jej ponownego przesłana w wersji prawidłowej.

Zaletą nowego systemu jest to, że FA_VAT będzie uznawana za wystawioną i doręczoną w tym samym dniu tj. w dniu przydzielenia przez KSeF numeru identyfikacyjnego.

W okresie przejściowym (obecnie objęty jest nim rok 2022), na otrzymanie faktury w formie FA_VAT będzie jednak musiał zgodzić się jej odbiorca. Obecnie brak jest szczegółowych informacji o sposobie uzyskiwania i dokumentowania zgody kontrahentów, co przysporzy podatnikom wiele dodatkowych problemów, gdy system stanie się obowiązkowy dla wszystkich.

A co powinien zrobić podatnik, gdy jeden z jego kontrahentów nie zgodzi się na otrzymywanie FA_VAT? W takiej sytuacji podatnik będzie musiał przesłać FA_VAT przez KSeF, a następnie po otrzymaniu identyfikatora – przekazać ją swojemu kontrahentowi w inny uzgodniony z nim sposób, np. emailem w formie elektronicznej (XML, PDF itd.) lub w formie papierowej. Taka faktura zachowa walor faktury ustrukturyzowanej, ponieważ będzie posiadała jej ustawowe cechy, a przede wszystkim – numer identyfikacji w systemie KSeF.

Wdrożenie w systemie finansowo-księgowym…

MF nie zapewnia dla dostawców oprogramowania finansowo-księgowego możliwości uzyskania certyfikacji w zakresie zgodności z systemem KSeF. Oznacza to, że nie będzie drogi na skróty, a zapotrzebowanie na usługi związane z wdrożeniem systemu, jego utrzymaniem oraz aktualizacjami i audytem, musi zostać zaspokojone poprzez rozwiązania oferowane na rynku. A takie jeszcze nie istnieją i są dopiero rozwijane. Niestety, w Polsce jest niewiele podmiotów, które są w stanie opracować rozwiązania umożliwiające korzystanie z FA_VAT wewnętrznie. Podatnicy są zatem skazani na poszukiwanie dostawcy zewnętrznego.

Konieczna będzie praca zespołowa wymagająca współgrania dostawcy oprogramowania wraz z działem księgowym. Wdrożenie należy zatem zaadresować na dwóch płaszczyznach: technicznej i merytorycznej.

… od strony technicznej …

Implementacja struktury FA_VAT w systemie księgowo-finansowym, będzie wymagała rozbudowanej logiki nanoszenia poszczególnych elementów i atrybutów w zależności od specyfiki każdej transakcji dokonywanej przez podatnika. Należy zweryfikować czy nasze bazy danych przechowują odpowiednie informacje, korespondujące do poszczególnych elementów FA_VAT, a także czy jesteśmy w stanie je odpowiednio zmapować z polami dokumentu XML.

Niestety KSeF nie jest w żaden sposób zintegrowany z białą listą, VIES oraz JPK przez Ministerstwo Finansów. Oznacza to, że wykorzystywane przez podatników narzędzia będą musiały zostać dodatkowo dostosowane do obsługi FA_VAT. Nie ma bowiem możliwości jednoczesnego sprawdzania kontrahentów z poziomu KSeF, czy też tworzenia JPK z deklaracją.

Ułatwieniem jest natomiast udostępnienie przez MF specyfikacji schematu FA_VAT w języku angielskim, na czym skorzystają podatnicy kontraktujący zagranicznych dostawców oprogramowania. W tematach języków obcych warto zwrócić również uwagę na dodatkową kwestię – FA_VAT podlega przepisom ogólnym w zakresie wystawiania ich w innym języku niż polski, ale FA_VAT nie rozróżnia poszczególnych pól w zależności od języka w którym wystawiana będzie faktura.

… oraz merytorycznej

Co do kwestii merytorycznych, analiza wymaga szczegółowego zapoznania się ze schematem FA_VAT, który zawiera dokumentację wskazującą, kiedy dane pole jest opcjonalne albo obowiązkowe. Podkreślić należy, że niektóre pola schematu są opcjonalne tylko od strony technicznej, tj. walidacji w oparciu o schemat, ale dokumentacja schematu określa szczególne warunki, kiedy poszczególne pola „opcjonalne” są obowiązkowe z perspektywy merytorycznej. A jest to tylko czubek góry lodowej, gdyż KSeF przysparza nie lada bólu głowy przy analizie przepisów. Najlepiej prezentuje to metodyka dokonywania jednej z najbardziej powszechnych czynności przy wystawianiu faktur – korygowanie.

Faktury i noty korygujące

Nowością dla podatników będzie obieg faktur korygujących in minus, zwłaszcza w kontekście dotychczasowych regulacji, które uzależniają dokonanie korekty od uzgodnienia jej warunków przez podatników. Również w tym miejscu po raz kolejny pojawia się problem związany z akceptacją odbiorcy faktury na otrzymywanie FA_VAT w okresie przejściowym, a ten może trwać dłużej niż do 2023 r.

FA_VAT jak i korekta tej faktury, będzie uznawana w KSeF za wystawioną oraz otrzymaną przez odbiorcę w tym samym dniu. To oznacza, że jeżeli odbiorca akceptuje otrzymywanie FA_VAT za pośrednictwem KSeF, to zarówno wystawca faktury jak i odbiorca będą mieli prawo do ujęcia korekty w swoich rejestrach VAT w tym samym okresie rozliczeniowym. Gorzej sytuacja się przedstawia  w przypadku braku zgody odbiorcy. Wystawca faktury nadal będzie mógł dokonać korekty VAT należnego w momencie wystawienia faktury korygującej w KSeF, natomiast odbiorca będzie musiał zastosować dotychczasowe zasady rozliczenia korekt in minus (tj. co do zasady dokonać korekty w dacie uzgodnienia warunków korekty z wystawcą).

Łatwo nie będzie również w przypadku not korygujących. MF nie przewidziało bowiem możliwości wystawiania i przesyłania not korygujących w KSeF. Noty korygujące będą mogły być nadal wystawiane i przesyłane na dotychczasowych zasadach, z pominięciem KSeF.

Rekomendacje i lista „to do”

Jak widać, wprowadzenie KSeF do swojej organizacji, jak zawsze w przypadku nowych technologicznych rozwiązań MF, będzie sporym wyzwaniem dla podatników. Nie należy się jednak obawiać, bowiem jest jeszcze duży zapas czasu na przygotowanie się do zmian.

Podatnicy powinni teraz i przez cały 2022 r. dokonać przeglądu dostępnych na rynku rozwiązań i podjąć decyzję o technicznym modelu wdrożenia FA_VAT (np. przy pomocy zewnętrznego dostawcy oprogramowania). Nie należy zapominać o rzetelnej analizie treści dotychczasowego modelu wystawiania i otrzymywania faktur przez podatnika. Kluczowe dla całego wdrożenia wydaje się kompleksowy audyt procesu fakturowania w firmie. Pola fakultatywne stanowią przy tym największe wyzywanie, bowiem wymagają, aby w systemie księgowo-finansowym wprowadzona została skomplikowana logika warunkująca ich nanoszenie w FA_VAT, a także by system uwzględniał szybko zmieniające się przepisy w tym zakresie.

Podsumowując, by odpowiednio przygotować się do korzystania z nowego systemu, należy:

1. Zebrać swoje doświadczenia oraz wiedzę z implementacji JPK_V7 lub JPK_FA(3), by wiedzieć na jakie sytuacje trzeba być przygotowanym.

2. Zidentyfikować dane potrzebne do stworzenia faktury ustrukturyzowanej, czyli zebrać dane, które będziemy musieli (lub mogli) zawrzeć w nowej fakturze. Ten etap może wymagać przeprowadzenia rozmów z kontrahentami, aby razem ustalić podejście do zakresu danych na fakturach.

3. Przeprowadzić audyt podatkowy procesu wystawiania faktur – należy upewnić się, że aktualne procedury pozwalają na swobodne przejście ze starej metody wystawiania faktur na nową. Bardzo możliwe, że konieczne będzie wprowadzenie zmian w dotychczasowym procedurach fakturowania, ale również w procesach dokonywania zakupów lub sprzedaży.

4. Dokonać przeglądu swojego systemu finansowo-księgowego głównie pod kątem tego, czy umożliwia on pokrycie kluczowych dla nas pól w FA_VAT, a także czy jest on dostosowany do połączenia z KSeF. Na tym etapie dobrze jest również zastanowić się komu udzielimy dostępu do KSeF.

5. Podjąć decyzję odnośnie technicznego modelu wdrożenia KSeF – możliwości w tym zakresie jest wiele: można skorzystać z narzędzia oferowanego przez dotychczasowego zewnętrznego dostawcę oprogramowania lub wewnętrznie, w ramach własnej organizacji. W tym celu rekomendowane jest rozważenie dostępnych na rynku rozwiązań pod kątem ich zastosowania w organizacji, a także dokonanie analizy kosztów, korzyści oraz ryzyk danego modelu. Nie wolno zapominać o dacie granicznej 2023 r., kiedy korzystanie z KSeF ma stać się obowiązkowe!

6. Uzyskać zgody kontrahentów na otrzymywanie FA_VAT w 2022 r. – przepisy pozostawiają podatnikom wolną rękę co do formy takiej zgody. Można więc bazować na formach oświadczeń stosowanych w innych sytuacjach ze swoim kontrahentem np. zawarcie zgody na otrzymywanie FA_VAT w umowie z kontrahentem (jak to się często zdarza przy fakturach przesyłanych drogą elektroniczną) lub jako odrębny dokument.

7. Wdrożyć KSeF – wymagać to będzie dużo pracy, jednak co nie zabije, to wzmocni! Konieczne będzie m.in. powiadomienie naczelnika US o osobach uprawnionych do dostępu do KSeF oraz połączenie systemu finansowo-księgowego z API MF.

8. Przeprowadzić testy powdrożeniowe – należy upewnić się, że FA_VAT są prawidłowo generowane w oparciu o przykładowe scenariusze występujące w działalności podatnika. Ten etap może wymagać pomocy ze strony doradców podatkowych, którzy dokonają weryfikacji wystawianych FA_VAT pod kątem ich zgodności ze schematem FA_VAT, a także z innymi wymogami na gruncie prawa podatkowego.

Autorzy

Źródło: https://www.rp.pl/podatki/art19127101-krajowy-system-e-faktur-i-dobrowolne-fa-vat-od-1-stycznia-2022-r